Politique de Protection des Renseignements Personnels

Dans le cadre des services que nous vous fournissons et des produits que nous vous vendons, nous devons recueillir des renseignements personnels. Ceux-ci doivent être protégés contre tout incident de confidentialité et vous devez pouvoir accéder à ces renseignements personnels à votre convenance et éventuellement pouvoir les faire corriger. La conservation de vos renseignements personnels n'est pas illimitée dans le temps et ceux-ci doivent par conséquent, à un certain moment, être détruits.

Nous avons donc, dans l'optique de pouvoir mieux vous renseigner sur la protection de vos renseignements personnels et de vos droits et de nos obligations, établi la présente politique de protection des renseignements personnels.

1. DÉFINITIONS

1.1 Renseignement personnel

Un renseignement personnel est un renseignement qui permet d'identifier une personne physique. Par exemple, sans limiter la généralité de ce qui suit, les renseignements suivants sont des renseignements personnels :

• Nom et prénom
• Adresse du domicile
• Numéro de téléphone
• Numéro de cellulaire
• Adresse courriel
• Date de naissance/âge
• Images de vidéosurveillance
• Salaire
• Sexe
• Revenu
• Préférence pour les témoins
• L'adresse IP
• Fonction/occupation
• Curriculum Vitae
• Renseignements médicaux
• Données biométriques/génétiques
• Renseignements scolaires/académiques
• Renseignements bancaires
• Renseignements financiers
• Numéro de cartes de crédit
• Code de sécurité
• Numéro de carte débit
• Antécédents de crédit
• Mouvement du curseur

Le type de renseignements personnels recueillis dépend, en partie, de votre utilisation du site web et des services que Poulet Rouge vous procurera ainsi que de la manière dont vous interagirez avec Poulet Rouge et l'équipe Poulet Rouge.

1.2 Consentement

1.2.1. Avant de recueillir vos renseignements personnels, nous devons identifier les fins pour lesquelles nous recueillons ceux-ci et seuls les

1.2.2. Lorsque vous nous transmettez ces renseignements personnels, vous consentez à ce que nous utilisions ceux-ci et les communiquions pour les fins déterminées et qui vous ont été indiquées lors de la collecte de ceux-ci, par exemple pour effectuer une livraison, exécuter une commande, exploiter le programme de fidélité ou encore pour des fins de concours.

1.2.3. La validité de votre consentement est conditionnelle à ce que la personne qui recueille vos renseignements personnels, vous informe de i) les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis, ii) des moyens par lesquels ces renseignements sont recueillis iii) de votre droit de retirer votre consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements personnels recueillis et iv) de vos droits d'accès ou de rectification de vos renseignements personnels contenus à votre dossier.

1.2.4. Par ailleurs, dans tous les autres cas, votre consentement à la collecte, à la communication ou à l'utilisation de vos renseignements personnels devra être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Souvent ce consentement sera requis lorsque nous avons besoin d'obtenir des informations auprès d'un tiers. Lorsque nous aurons besoin de tels renseignements personnels auprès d'un tiers, nous vous demanderons votre consentement.

1.2.5. Votre consentement présumé ou exprès peut, en tout temps, être révoqué en nous faisant parvenir un avis de révocation de consentement. Cet avis pourra être communiqué à la personne responsable des renseignements personnels dont le titre et les coordonnées apparaissent au paragraphe 2.2.1. de la présente politique. Cette révocation de consentement pourrait cependant nous empêcher de vous envoyer des offres et des publicités ainsi que de vous faire parvenir des promotions intéressantes et autres.

1.3 Communications à un tiers

Nous communiquerons vos renseignements personnels à un tiers sans votre autorisation préalable dans les cas suivants :

1.3.1. La communication est faite à l'équipe de marketing, de gestion des réseaux sociaux et de publicité, ainsi qu'aux gestionnaires des plateformes de réseaux sociaux;

1.3.2. La communication doit être faite en raison d'une situation d'urgence mettant en danger votre vie, votre santé ou votre sécurité;

1.3.3. La communication est faite à une personne qui peut utiliser ces renseignements pour fins d'étude, de recherche ou de statistiques conformément à la loi;

1.3.4. La communication est faite à l'un de nos fournisseurs de services tels les livreurs.

2. ACCÈS À VOTRE DOSSIER ET DROIT DE RECTIFICATION

Si vous souhaitez corriger, modifier ou mettre à jour vos renseignements personnels qui sont en notre possession et que nous pouvons modifier, vous pouvez nous soumettre une demande écrite à cet effet conformément à 2.2.

2.1 Quand ?

2.1.1 Tant que nous détenons un dossier sur vous, vous pouvez demander la communication de vos renseignements personnels qui y sont contenus.

2.2 Comment ?

Vous devez faire parvenir une demande écrite à l'une ou l'autre des personnes suivantes :

2.2.1. La personne responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante : privacy@poulet-rouge.ca

2.2.2. Par la poste à l'adresse suivante :

2.2.3. Par téléphone : _____________________;

2.3 Délai de réponse

2.3.1 Nous avons trente (30) jours à compter de la réception de votre demande pour y donner suite:

2.4 Coûts

2.4.1 L'accès à vos renseignements personnels est gratuit. Toutefois des frais raisonnables peuvent être requis pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements. Si de tels frais sont exigibles, nous vous informerons du montant approximatif exigible, et ce, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.

2.5 Recours

2.5.1 Dans l'éventualité où vous n'êtes pas satisfait dans le délai prévu ou qu'on vous refuse l'accès à vos renseignements personnels ou leur rectification, vous pouvez faire une demande d'examen à la Commission d'accès à l'information dans les trente (30) jours du refus d'accès ou suivant l'expiration du délai de trente (30) jours pour répondre à votre demande.

2.6 Changements majeurs

2.6.1 Afin de vous offrir un service optimal, il est important que les informations que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Nous vous invitons donc à nous informer de toute modification concernant vos

3. CUEILLETTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3.1 Quand ?

3.1.1 Lorsque vous utilisez le site de Poulet Rouge, son programme de loyauté, son application, lorsque vous passez des commandes, lorsque vous participez à des concours, lorsque vous utilisez nos plateformes numériques.

3.1.2 Certains renseignements personnels sont également recueillis lorsque vous utilisez un ordinateur, une tablette, un téléphone ou autre appareil technologique qui permet une cueillette automatique de renseignements personnels.

3.1.3 Il est possible que nous ayons besoin de recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, incluant les fournisseurs, auquel cas nous demanderons votre autorisation préalablement à moins que vous n'ayez déjà consenti à cette communication. Il est possible également que des tiers nous communiquent des renseignements personnels tels que votre adresse, les détails sur votre commande, votre numéro de téléphone, votre nom et prénom, l'adresse de livraison, tels que des plateformes de livraisons, des partenaires, des plateformes de publicité, des agences de publicité et des réseaux sociaux. Lorsque vous consultez notre Site et que vous êtes redirigé vers le site d'un autre fournisseur de services ou partenaire, nous vous invitons à prendre connaissance de leur politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

3.1.4 Lorsque vous nous communiquez vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous les utilisions pour les fins identifiées au paragraphe 3.2.

3.2 Pourquoi ?

3.2.1 Les renseignements personnels que nous recueillerons auprès de vous ou des tiers sont nécessaires pour nous permettre de mieux vous servir. Nous ne requérons que des renseignements personnels nécessaires à l'accomplissement de notre prestation de service auprès de vous et pour la poursuite des fins que nous avons identifiées avec vous et pour lesquelles vos renseignements personnels sont requis. Au moment de la cueillette de vos renseignements personnels, vous êtes informé i) des fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis à savoir la prestation des services demandés par vous, ii) des moyens par lesquels ces renseignements sont recueillis iii) de votre droit de retirer votre consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements personnels recueillis et iv) de vos droits d'accès ou de rectification de vos renseignements personnels contenus à votre dossier. Les fins pour lesquelles on peut recueillir les renseignements personnels sont, sans limiter la généralité de ce qui suit :

• 3.2.2 À des fins de publicité, promotion et de recherche;
• 3.2.3 Aux fins de la gestion et l'administration du programme de loyauté et la gestion et l'administration du réseau de franchisés Poulet Rouge;
• 3.2.4 Afin de respecter des exigences de la loi;
• 3.2.5 Afin de traiter les demandes d'emploi et les demandes de franchises;
• 3.2.6 À des fins administratives et opérationnelles.

3.3 Par qui ?

3.3.1 Vos renseignements personnels sont transmis directement à Poulet Rouge par vous-même ou recueillis automatiquement sur notre plateforme web ou sur les applications.

3.4 Auprès de qui ?

3.4.1 Nous recueillons les renseignements personnels qui vous concernent auprès de vous, nos partenaires de services tels que, sans limiter la généralité de ce qui précède, les plateformes de livraison, les plateformes de publicité, les agences de publicité et les réseaux sociaux.

3.4.2 Nous respectons la vie privée des enfants. Nous nous engageons à ne pas recueillir, utiliser ou partager intentionnellement les renseignements personnels d'enfants de moins de 14 ans sans l'autorisation de leur représentant légal autorisé. Si un enfant de moins de 14 ans nous a fourni des informations personnelles sans l'accord de son représentant autorisé, suivant une information et demande à cet effet, Poulet Rouge supprimera toutes ces informations et renseignements personnels immédiatement.

3.5 Par des moyens technologiques

3.5.1 Nous utilisons des témoins afin de faciliter la navigation sur notre site web. Communément appelés « cookies », ces fichiers permettent un profilage tel que cette expression est définie ci-dessous et permet notamment d'identifier votre ordinateur chaque fois que vous visitez notre site web, et d'effectuer ainsi un profilage sur vous. Les paramètres de la grande majorité des navigateurs sont configurés pour accepter les fichiers témoins, toutefois vous pouvez reconfigurer votre ordinateur afin qu'il rejette automatiquement les témoins qui se créent. Nous vous offrons également la possibilité de gérer l'utilisation des témoins lorsque vous accédez à notre site.

3.5.2 Un profilage est défini comme suit par la Loi : « Le profilage s'entend de la collecte et de l'utilisation de renseignements personnels afin d'évaluer certaines caractéristiques d'une personne physique, notamment à des fins d'analyse du rendement au travail, de la situation économique, de la santé, des préférences personnelles, des intérêts ou du comportement de cette personne » (article 8.1 al. 2 de la Loi)

4. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

4.1 Où

4.1.1 Vos renseignements personnels sont conservés de manière virtuelle dans nos logiciels, dans les fiches d'ouverture contenues dans nos dossiers physiques ainsi que dans les notes et mémoires aux dossiers, préparés par nos employés. Les renseignements sont conservés à nos bureaux situés aux adresses suivantes : ●

2950 Rue Lucien-Lallier, local 210

Laval , Québec H7P0H8, CA

4.2 Durée de la conservation des renseignements personnels

4.2.1 Nous conservons vos renseignements personnels de manière physique ou numérique tant qu'ils sont nécessaires pour l'accomplissement des fins pour lesquelles vous nous avez communiqué ces renseignements, ou aussi longtemps que la loi l'exige ou le permet.

4.3.1 Il est possible que dans certaines circonstances nous soyons contraints de conserver vos renseignements personnels plus longtemps, comme dans des cas de litige ou de réclamation. Nous détruirons alors vos renseignements personnels dès que leur détention ne sera plus nécessaire ou permise par la loi, et ce, en toute sécurité.

5. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (QUI A ACCÈS ET POURQUOI)

5.1 Qui?

5.1.1 Les personnes suivantes pourraient avoir accès à vos renseignements personnels dans la mesure où elles doivent y accéder pour l'accomplissement des fins identifiées :

• Direction
• Nos employés
• Notre équipe marketing
• Comptabilité
• Réceptionniste
• Nos fournisseurs de services

5.2 Auprès des tiers

5.2.1 Sauf dans les cas exceptionnels déjà énumérés à l'article 1.3 ou à la Loi, nous ne transmettrons aucun de vos renseignements personnels à quiconque sans avoir obtenu au préalable votre consentement manifeste et limité à des fins spécifiques.

6. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

6.1 Quand :

Conformément à la Loi 25 du Québec, nous veillons à ce que les renseignements personnels soient conservés uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis. Une fois ces objectifs atteints, les renseignements seront détruits de manière sécurisée. Si une raison légitime justifie la conservation des renseignements, nous envisagerons l'anonymisation pour protéger votre vie privée.

6.2 Comment :

1. Documents Papier : Utilisez un service de déchiquetage professionnel pour vous assurer que les documents papier sont complètement détruits. Les services de déchiquetage peuvent offrir des options de déchiquetage ponctuel ou régulier, et ils fournissent souvent des conteneurs sécurisés pour stocker les documents jusqu'à leur destruction.
2. Données Électroniques : Pour les données numériques, utilisez des logiciels spécialisés pour supprimer définitivement les fichiers. Ces logiciels écrasent les données plusieurs fois pour s'assurer qu'elles ne peuvent pas être récupérées. De plus, la destruction physique des dispositifs de stockage, tels que les disques durs, est une méthode hautement sécurisée. Les services professionnels peuvent broyer ou détruire les disques durs pour garantir que les données sont irrécupérables.
3. Anonymisation : Si une raison légitime justifie la conservation des renseignements, envisagez l'anonymisation des données. L'anonymisation consiste à supprimer toute information permettant d'identifier une personne afin que les données ne puissent plus être liées à un individu.
4. Audits Réguliers : Effectuez des audits réguliers de vos stockages de données pour identifier et supprimer de manière sécurisée toute information qui n'est plus nécessaire.

7. ANONYMISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

7.1 C'est quoi?

7.1.1 C'est une procédure qui permet de rendre anonymes les renseignements personnels et ainsi d'enlever toute possibilité d'identification d'une personne physique à partir des renseignements.

7.2 Quand

7.2.1 Lorsque les renseignements personnels ne sont plus utiles pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et lorsque la période de conservation légale prescrite est échue.

7.3 Comment

7.3.1 Le procédé sélectionné devra être irréversible et ne plus permettre d'identifier une personne dont les renseignements personnels ont été anonymisés.

8. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

8.1 C'est quoi ?

Un incident de confidentialité se produit :

• 8.1.1 Lorsqu'il y a accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
• 8.1.2 Lorsqu'il y a utilisation non autorisée par la loi d'un renseignement personnel;
• 8.1.3 Lorsqu'il y a communication non autorisée par la loi d'un renseignement personnel;
• 8.1.4 Lorsqu'il y a perte d'un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection de ce renseignement.

9. PROCESSUS SUIVANT UN INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Nous avons établi un processus suivant la survenance d'un incident de confidentialité, lequel processus comprend notamment :

9.1 Avis d'incident à la personne responsable de la protection des renseignements personnels

9.1.1 Toute personne à notre emploi ayant accès à vos renseignements personnels doit aviser la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre entreprise, de la survenance d'un incident de confidentialité, et ce, dès la survenance de celui-ci ou dès qu'elle en a connaissance.

9.2 Analyse

9.2.1 Le responsable de la protection des renseignements personnels analyse les circonstances de l'incident et détermine s'il est susceptible de vous causer un préjudice sérieux.

9.3 Mesures

9.3.1 Suivant la réception de l'avis, le responsable de la protection des renseignements personnels mettra en place, dans la mesure du possible et le plus rapidement, des mesures de minimisation du préjudice qui pourrait être causé à la personne dont les renseignements personnels font l'objet de l'incident de confidentialité.

9.4 Avis d'incident à la Commission d'accès à l'information

9.4.1 Dans l'éventualité où l'incident de confidentialité est susceptible de causer un préjudice sérieux, nous faisons parvenir un avis d'incident de confidentialité conforme à la loi et aux règlements applicables, à la Commission d'accès à l'information.

9.5 Avis d'incident à la personne concernée

9.5.1 Un avis est également envoyé à la personne concernée dont les renseignements personnels ont fait l'objet de l'incident de confidentialité, lorsqu'il est estimé que l'incident est susceptible de causer un préjudice sérieux. Un tel avis d'incident de confidentialité n'aura pas à être communiqué à la personne concernée tant que cela serait susceptible d'entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargée de détecter, de réprimer ou de prévenir le crime ou les infractions aux lois.

9.6 L'avis à la personne concernée devra contenir les informations suivantes :

• 9.6.1 Une description des renseignements personnels visés par l'incident ou, si cette information n'est pas connue, la raison justifiant l'impossibilité de fournir une telle description;
• 9.6.2 Une brève description des circonstances de l'incident;
• 9.6.3 La date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas connue, une approximation de cette période;
• 9.6.4 Une brève description des mesures que nous avons prises ou entendons prendre à la suite de la survenance de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit causé;
• 9.6.5 Les mesures que notre entreprise vous suggèrera de prendre afin de diminuer le risque qu'un préjudice ne vous soit causé ou afin d'atténuer un tel préjudice;
• 9.6.6 Les coordonnées vous permettant de vous renseigner davantage relativement à l'incident.

9.7 Avis public

9.7.1 Il est possible que nous ne puissions vous envoyer l'avis et que nous devions procéder par un avis public dans l'une ou l'autre des circonstances suivantes :

• 9.7.2 Lorsque le fait de transmettre l'avis est susceptible de vous causer un préjudice accru;
• 9.7.3 Lorsque le fait de transmettre l'avis est susceptible de représenter une difficulté excessive pour notre entreprise;
• 9.7.4 Lorsque notre entreprise n'a pas vos coordonnées. Ainsi, afin d'agir rapidement pour diminuer le risque qu'un préjudice sérieux ne soit causé ou afin d'atténuer un tel préjudice, l'avis à la personne concernée peut aussi être donné au moyen d'un avis public. Dans ce cas, notre entreprise demeure toutefois tenue de transmettre, avec diligence, un avis à votre attention à moins que l'une des circonstances énoncées ci-dessus ne s'applique à votre situation.

9.8 Inscription au Registre des incidents

9.8.1 Insertion des renseignements pertinents à l'incident de confidentialité à notre Registre des incidents.

10. REGISTRE DES INCIDENTS

10.1 C’est quoi?

10.1.1 Le registre des incidents est un registre dans lequel tous les incidents de confidentialité survenus dans notre entreprise, susceptibles ou non de causer un préjudice, sont consignés. Le registre comprend également les mesures mises en place pour minimiser les dommages causés et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

10.2 Conservation

10.2.1 Les informations contenues au Registre des incidents doivent être conservées pendant au moins cinq (5) ans.

11. PLAINTES

11.1 Processus de traitement des plaintes

11.1.1 Vous pouvez adresser, par écrit, toute plainte relativement à l’application de la présente politique et la cueillette, conservation et transmission de vos renseignements personnels aux personnes suivantes :

• à la personne responsable des renseignements personnels : Hadi Bassil.

12. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

12.1 Nous conservons le droit de modifier la présente politique, et ce sans préavis. Tout changement apporté à la présente politique n’altèrera aucunement la conformité de nos engagements à la législation en vigueur dans la province du Québec, incluant les lois québécoises et canadiennes qui régissent la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Un avis de modification sera publié sur notre site.

13. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’INTERNE

13.1 Nous accordons une importance capitale à la sécurité de vos données personnelles. Des mesures de sécurité rigoureuses, telles que le chiffrement et les contrôles d'accès, sont mises en place pour protéger vos informations. Nos partenaires d’affaires et fournisseurs sont contractuellement tenus de garantir la confidentialité de vos données. Nous ne communiquons vos renseignements personnels qu'en réponse à des demandes légales dûment justifiées.